Poucos momentos geram mais ansiedade num empreendedor preocupado em progredir do que a oportunidade de ficar frente a frente com alguém crucial para a estratégia da empresa. Pode ser aquele cliente importante que talvez ajude a dar o impulso que falta para deslanchar. Pode ser um grande fornecedor com um produto ou serviço que vai fazer toda a diferença. Ou então um banco ou fundo de investimentos cujo gestor finalmente agendou uma hora para ouvir — de você — o que, afinal, sua empresa faz. Como aproveitar muito bem esses preciosos minutos? O que falar? Como falar? E como saber se o que está sendo dito ou apresentado é mesmo aquilo de que o interlocutor precisa saber?
Muitos empreendedores partem do princípio de que a história de sua empresa, seu produto, seu passado e seu futuro — tudo — é muito interessante. E pode ser até que seja. “Mas a capacidade de convencer que os seus negócios são realmente especiais depende da forma como você passa a sua mensagem”, diz a consultora americana Carmine Gallo, autora do livro 10 Simple Secrets of the World’s Greatest Business Communicators (algo como “Dez segredos simples dos maiores comunicadores do mundo dos negócios”). Isso pode ser ou não justo. Mas é um fato — os empreendedores que melhor dominarem a arte de apresentar seus negócios têm uma vantagem sobre aqueles que não sabem fazer isso. EXAME PME ouviu empresários, profissionais do mercado financeiro, especialistas em comunicação e pequenos empresários que desenvolveram algumas estratégias de abordagem para saber como ter bons resultados na hora de explicar o que a empresa faz. Eis alguns dos principais aspectos:
O cliente quer saber como sua empresa vai ajudá-lo a lucrar mais
O executivo Sérgio Castro, diretor de comercialização de bebidas do Pão de Açúcar, já se acostumou a ser procurado por donos de pequenas e médias empresas interessadas em fornecer seus produtos à rede de supermercados, a maior do país. “Se não entendo logo o que uma bebida tem de diferente em relação às que já vendemos, perco o interesse”, diz Castro. O único jeito de evitar essa situação é fazer a lição de casa — levantar informações sobre o perfil do possível cliente e entender muito bem suas necessidades. E, antes do encontro, certificar-se de que os seguintes pontos estão na ponta da língua — que problemas daquele cliente seu produto é capaz de resolver? No que ele é diferente do que já existe por aí? Por que aquele cliente deveria comprá-lo?
O investidor quer saber o que ele tem a ganhar se apostar na sua empresa
A mesma idéia que está na base de uma boa apresentação para os clientes vale para os investidores. Gestores de fundos que investem em empresas emergentes, por exemplo, chegam a assistir a dezenas de explanações numa única semana. “As apresentações foram cruciais para a Starbucks receber dinheiro dos investidores”, diz Howard Schultz, fundador da empresa. Em seus contatos com os representantes dos fundos, Schultz não se aprofundava em longas explicações sobre os diferentes tipos de café, suas propriedades químicas e rituais de degustação. Ele falava sobre um assunto muito mais envolvente — o novo comportamento que estava levando cada vez mais consumidores a freqüentar suas cafeterias com aspecto de sala de estar para receber amigos. Depois, mostrava números do potencial de crescimento de um negócio com aquelas características. Dessa forma, Schultz dava aos investidores a principal informação de que eles precisam — o que têm a ganhar ao investir em sua empresa.
Planeje, escreva, ensaie
Toda apresentação tende a ser mais bem-feita quando precedida de um mínimo de planejamento. Isso inclui colocar no papel as principais idéias dos tópicos que serão abordados e ensaiar — mesmo que seja para uma simples reunião. Se a apresentação for num grande evento, como seminário ou congresso, um recurso útil é gravar um vídeo de si mesmo. “Assisti-lo vai fornecer dicas preciosas do que deve ser melhorado”, diz Carmine. A repetição desse ritual ajuda a ter a disciplina para articular melhor idéias que, se mal embaladas, podem não dar a boa impressão inicial de que o empreendedor tanto precisa. É necessário marcar o tempo que se leva para dizer tudo o que você pretende e compará-lo com o espaço reservado na agenda do cliente ou fornecedor que vai recebê-lo. Com isso, é possível ter um parâmetro bem concreto do quanto deve ser eliminado. Os especialistas recomendam reservar um tempo para o interlocutor fazer perguntas — se há 60 minutos disponíveis, por exemplo, é razoável falar por cerca de 45 minutos — ou menos. Em caso de dúvida, dizem os especialistas, corte. “O desejo por concisão é universal”, diz Carmine.
Vinte minutos é a duração ideal
Pesquisas utilizadas por emissoras de TV para cativar a audiência mostram que 20 minutos é o máximo que a maioria das pessoas suporta — pelo menos de boa vontade — ouvir alguém discorrer sobre determinado assunto. Os primeiros momentos são cruciais. Steve Jobs, fundador da Apple, é considerado um dos maiores comunicadores empresariais dos dias de hoje. Ele sempre começa suas apresentações indo direto ao ponto que trouxe seus interlocutores para ouvi-lo. Depois de 18 minutos, os níveis de atenção tendem a cair drasticamente. Além disso, mesmo que a apresentação seja cativante, a capacidade de memorização é de, no máximo, 90% do que foi falado. “Quanto mais você falar, menos do que você disse as pessoas vão lembrar”, afirma Carmine. Para as muitas situações que vão durar mais do que 20 minutos, os especialistas recomendam que pelo menos o tipo de material (folhetos, slides, papelada) varie a cada 20 minutos. A recomendação vale para apresentações em congressos, seminários ou uma pequena sala com um punhado de executivos que você quer impressionar bem. E, a menos que o objetivo seja fazer o interlocutor dormir, jamais leia slides em voz alta.
Simplicidade, simplicidade e simplicidade
Seja qual for o interlocutor, a utilização de jargões que só o pessoal da sua empresa entende precisa ser reduzida ao mínimo — na verdade, é melhor eliminá-los. “Eu me policio o tempo todo para não usar linguagem cifrada”, diz Cíntia Camaroto, sócia da Web Soluções, empresa que desenvolve estratégias de comunicação para sites, de acordo com o público que o cliente quer atingir (público externo e in terno, conteúdo para celular, e-learning). Ter idéias simples na cabeça foi importante para uma ocasião em que, numa reunião com um cliente, o Power Point apagou. “Slides, power points e recursos tecnológicos ajudam muito”, diz Cíntia. “Mas é preciso ter as idéias principais muito claras.” Sete anos atrás, quando iniciou os negócios da Original, pequena editora paulista, a empresária Patty Pachas tomou o cuidado de evitar que exposições teóricas sobre o conceito da nova empresa entediassem os livreiros que ela estava empenhada em conquistar. Patty procurou mais mostrar do que falar. “Quando começamos, há sete anos, eu saía com as capas dos nossos livros debaixo do braço”, diz ela. “Era a primeira coisa que eu mostrava aos clientes.”
Eventos de networking são para descontrair
Coquetéis, happy hours e intervalos de eventos não foram feitos para longas conversas sobre os detalhes do que sua empresa faz. Assim como você, a pessoa com quem se está falando está lá para incrementar a rede de relacionamentos — portanto, ela também quer circular. “Quem precisa aprofundar algum assunto deve entregar um cartão e dizer que vai fazer um contato posterior para marcar um encontro”, diz a consultora de etiqueta Claudia Matarazzo. E em almoços não saque o laptop para uma apresentação multimídia que vai chamar a atenção do restaurante inteiro nem distribua pastinhas com folhetos sobre a empresa enquanto o interlocutor está comendo. Ninguém gosta disso.
Fonte Porta Exame
